Die Korrespondenz in deinem Business

Der Schriftverkehr im Büro

Der Begriff Korrespondenz bezeichnet den gesamten schriftlichen (und auch mündlichen) Austausch mit externen Stellen in deinem Business.  Wo dieser Schriftwechsel früher hauptsächlich per Post oder Fax stattgefunden hat, passiert das mittlerweile überwiegend virtuell. Im weitesten Sinne fallen aus meiner Sicht auch Nachrichten über Social Media oder Messenger-Dienste unter diesen Begriff. 

 

Welche Korrespondenz kann z. B. in deinem Business als Kleinunternehmerin anfallen?

  • Kundenanfragen per E-Mail
  • Benachrichtigungen von Ämtern oder Behörden per Post
  • Telefonische Anfragen von Interessenten

Das sind nur ein paar Beispiele, natürlich kann sich die Korrespondenz - je nachdem, in welcher Branche dein Business ist - davon unterscheiden.

 

Die Korrespondenz - lege Wert auf Professionalität.

Eine E-Mail ist doch nur eine E-Mail? Das stimmt! ABER: Mit einer korrekt formulierten E-Mail oder einem professionell erstellten Geschäftsbrief repräsentierst du dein Unternehmen und schaffst es, bei Kund*innen und Geschäftspartner*innen einen guten Eindruck zu hinterlassen. Und das ist es doch, was du möchtest, oder?

 

Die Norm DIN 5008

Wenn du nicht weißt, wie du einen Brief professionell erstellen kannst, lege ich dir die Norm DIN 5008 ans Herz. Die DIN 5008 legt Schreib- und Gestaltungsregeln für die Verarbeitung von Texten fest.
Hier findest du zahlreiche Regelungen und Empfehlungen, z. B.

  • die Gestaltung des Briefes
  • die Schreibweise des Datums
  • die Schreibweise von Zahlen
  • die richtige Grußformel, usw.

 

 Außerdem zeigt sie dir auch Beispiele auf, wie du den Inhalt deines Textes, z. B. die Anrede, formulieren kannst. 

>> Ist dir eine professionelle Außenwirkung wichtig, solltest du dir die Empfehlungen der DIN 5008 zu Herzen nehmen!

Die Korrespondenz in deinem Büro

Schriftverkehr per Brief

Der Geschäftsbrief

  • Erstelle dir eine Vorlage für deinen Geschäftsbrief, die alle wichtigen Daten zu dir und deinem Unternehmen enthält. Dein Logo nicht vergessen!
Kommunikation über E-Mail

Die E-Mail

  • Kümmere dich um eine E-Mail Adresse, die seriös ist und zu deinem Unternehmen (und dessen Namen) passt.
  • Erstelle dir eine Signatur mit deinen Kontaktdaten und deinem Logo.
  • Erstelle in deinem Posteingang Ordner und Regeln, um einen besseren Überblick zu behalten.
  • Speichere dir häufig genutzte Geschäftskontakte ab.
  • Bekommst du immer dieselben Anfragen zu deinem Produkt bzw. deiner Dienstleistung? Überlege dir einmal eine ausführliche Antwort dazu und speichere sie dir ab, damit du sie immer wieder verwenden kannst. Das spart dir viel Zeit.

Austausch über das Telefon

Das Telefon / Handy

  • Wenn du eigens für dein Business ein Telefon bzw. Handy hast, kannst du den AB bzw. die Mailbox mit den wichtigsten Infos besprechen.
  • Nutzt du dein privates Handy und möchtest das nicht machen? Dann kannst du immerhin deinen vollen Namen auf die Ansage sprechen. Das wirkt auf die Anruferin bzw. den Anrufer wesentlich professioneller als nur das Aufzählen deiner Nummer.

Blogartikel zur Korrespondenz

Was ist die richtige Kundenansprache: Du oder Sie?

Weitere Bereiche in deinem Büro

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