Die unterschätzte Büroarbeit. Naja. Vielleicht fühlst du dich vom Titel dieses Artikels ertappt, weil es dir genauso ergangen ist? Dass du den wöchentlichen Aufwand für die organisatorischen Aufgaben in deinem Business unterschätzt hast? Oder bist du erst seit ein paar Wochen selbstständig und merkst mittlerweile, dass es tatsächlich einiges an Bürokram zu erledigen gibt? Dabei wolltest du doch nur deinem Herzensbusiness nachgehen und nicht dieses "lästige Mitbringsel" am Bein haben? Du wolltest doch fotografieren, Kurse abhalten oder dich an deine Nähmaschine setzen? Deine Kund*innen mit deiner Kreativität eine Freude machen oder sie mit deiner Dienstleistung unterstützen, aber nicht ständig am Schreibtisch sitzen?

Ich kann dich wirklich sehr gut verstehen. Aber - auch wenn du es vielleicht nicht hören möchtest: Du bekommst dein Business nicht ohne den Bürokram. Punkt. Du kannst versuchen, ihn so gut wie möglich zu organisieren, damit du nicht viel Zeit dafür benötigst und er dich nicht so  viele Nerven kostet. 

Mein Herzensempfehlung an dich:

Sorge von Anfang an dafür, dass kein Chaos in deinem Business entsteht!

Fangen wir von vorne an:

Welche Aufgaben erwarten dich als Selbstständige, die nicht mit deinem Kerngeschäft zusammen hängen?

Kurze Erklärung: Das Kerngeschäft ist DIE zentrale Tätigkeit, auf die du dich in deinem Business spezialisiert hast. Z. B. hat eine selbstständige Fotografin das Kerngeschäft rund um das Thema Fotografie. Aufgaben wie Fotoshootings vor- und nachbereiten, Bildbearbeitung, Fotozubehör bestellen, usw. zählen zu ihrem Kerngeschäft.

Aber - ich bleibe hier gleich beim Beispiel der Fotografin - es gibt natürlich noch viele andere Dinge, die sie macht:

• Telefonische Anfragen beantworten
• Eingegangene E-Mails bearbeiten und beantworten
• Angebote ausarbeiten und verschicken
• Termine koordinieren, vorbereiten und nachbereiten
• Aufgaben festlegen und priorisieren
• Eingangsrechnungen bezahlen
• Rechnungen an Kunden versenden und Geldeingang überprüfen
• Zahlungserinnerungen oder Mahnungen versenden
• Organisation des Arbeitsplatzes
• Organisieren und strukturieren der Ablage
• Marketing
• Datenschutz

Natürlich ist das "nur" eine Auswahl an Aufgaben. Je nachdem, in welchem Bereich du tätig bist, fallen etwas andere Tätigkeiten an.  

Aus meiner Sicht - und auch aus meiner persönlichen Erfahrung heraus - ist ein funktionierendes und gut durchdachtes Ablagesystem ein wichtiges Fundament eines jeden Büros. Daher möchte ich hier etwas genauer darauf eingehen. Denn wie oft habe ich es in den letzten Jahren bei einigen meiner Kund*innen erlebt, dass sie wichtige Dokumente gesucht, aber nicht gefunden haben!  Oder sie haben bei der Suche viel wertvolle Zeit verloren. Warum? Sie hatten die Datei einfach irgendwo abgespeichert und sie auch nicht deutlich genug benannt. Wie du dir denken kannst, war ähnliches Chaos auch bei der Papierablage meiner Kund*innen zu finden: hohe Papierstapel im Schrank, Ordner waren ohne System angelegt worden und das Ablagefach auf dem Schreibtisch war auch mehr als voll.

Die Ablage - aber bitte übersichtlich und strukturiert!

Ohne Struktur und Organisation wirst du viel Zeit brauchen, Dateien oder andere wichtige Dokumente wiederzufinden. Das gilt für die digitale Ablage genauso wie für die analoge Ablage!

Wie kannst du die digitale Ablage in deinem Büro einrichten?

• Erstelle Hauptordner und gib ihnen logische Namen, z. B. Finanzen, Marketing, Kunden, usw.
  Stelle den Ordnern Ziffern vorne an, so kannst du deine Reihenfolge selbst festlegen. Z. B. 1. Finanzen, 2. Marketing, 3. Kunden, usw.
• Erstelle (bei Bedarf) Unterordner in zweiter und dritter Ebene. Damit es nicht unübersichtlich wird achte bitte darauf, dass es nicht zu viele Ordner sind.
• Benenne alle deine Dateien, die du abspeicherst, nach einem einheitlichen System. Z. B. Abrechnung_Mai_2022 oder 20220907_Abrechnung_September. Vermeide bei der Namensvergabe Abkürzungen, an die du dich später vielleicht nicht mehr erinnerst.
• Versuche, jede Datei einem Ordner zuzuordnen.

Mein Tipp:

Nimm dir am Anfang etwas Zeit dafür und mache dir Gedanken, wie du deine digitale und analoge Ablage strukturieren kannst und welche "Helfer" in Form von Ordnern, Hängeregistern, Schubläden, usw. du dafür benötigst. 

Du fragst dich wie du es schaffen kannst, Struktur und Organisation in dein Büro zu bringen? 

Ich empfehle dir folgendes:

• Beherzige meine Tipps mit der digitalen und analogen Ablage.
• Schreibe dir alle deine Aufgaben und To-Dos für die kommende Woche auf und priorisiere diese. Versuche, sie effektiv und ohne große Ablenkungen abzuarbeiten. Wie das geht zeige ich dir übrigens in meinem Blogartikel "Effektives und produktives Arbeiten im Büro".
• Führe einen Terminkalender und trage alle deine geschäftlichen Termine ein.  Ob du das analog oder digital machst, ist natürlich dir überlassen. Ergänze auch gerne deine privaten Termine, damit keine Überschneidungen passieren.
• Lege dir mindestens zwei Tage pro Monat fest, an denen du dich um deine Finanzen kümmerst.
• Es gibt mittlerweile viele tolle Tools, die dich in deinem Business unterstützen. Z. B. nutze ich Canva für meine Grafiken, Trello für die Organisation oder Papierkram*  für die Buchhaltung. (*Werbung)

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