Irgendwann kommt der Punkt, an dem du dich sehr freuen wirst: der erste Kundenauftrag wurde erfolgreich erledigt oder das erste Produkt wurde verkauft. Die ganze Mühe, die du dir bis dahin gemacht hast, und die viele Arbeit und Zeit, die du täglich in den Aufbau deines Unternehmens investierst, wahrscheinlich zu den unmöglichsten Uhrzeiten, zahlen sich langsam aus.

Ein toller Grund, um einfach mal kurz inne zu halten und sich zu freuen! Herzlichen Glückwunsch!

Spätestens jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, deine Leistung bzw. Ware in Rechnung zu stellen.

Damit du auch dabei einen professionellen Eindruck hinterlässt möchte ich dir hier zeigen, welche Pflichtangaben in deiner Rechnung nicht fehlen dürfen und welche Gestaltungsmöglichkeiten du darüber hinaus noch hast.

Diese Angaben sind Pflicht und dürfen in deiner Rechnung nicht fehlen:

• Vollständiger Name und Anschrift des Kleinunternehmers und des Rechnungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsnummer
• Rechnungs- bzw. Ausstellungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang der Dienstleistung
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
• Hinweis auf den Grund für die fehlenden Umsatzsteuer-Angaben (Formulierungen s. unten)

Da du als Kleinunternehmer*in in deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen darfst, ist der Hinweis auf den Grund für die fehlenden Umsatzsteuer-Angaben Pflicht.

Hier ein paar Beispiele, wie du ihn formulieren kannst:

• "Gemäß § 19 UStG. wird keine Umsatzsteuer berechnet."
• "Gemäß § 19 UStG. enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer."
• "Rechnungserstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach § 19."
• "Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer nach § 19."

Neben den aufgeführten Pflichtangaben empfehle dir von Herzen, dein Logo und dein Corporate Design mit einzubringen. Diese beiden Dinge prägen wesentlich das Erscheinungsbild deines Unternehmens und gehören unbedingt auf deine Geschäftsformulare.

Suchst du weitere Schreib- und Gestaltungsregeln für den Bürobereich, kann ich dir die DIN 5008 empfehlen. Hier findest du Anregungen, wie du deine Geschäftskorrespondenz perfekt gestalten kannst.

An dieser Stelle möchte ich dir noch erzählen, wie ich meine Rechnungen erstelle. Zu Beginn meiner Selbstständigkeit hatte ich mir nämlich auch eine Vorlage erstellt und gleichzeitig meine Einnahmen und Ausgaben in einer einfachen Excelliste dokumentiert. Aber irgendwann wurde mir das zu aufwendig und ich begann, nach einem Tool zu suchen, das für mich als Kleinunternehmerin passte. Für mich spielten dabei Kriterien wie z. B. die Kosten (ich hatte wenige Einnahmen), aber auch das Herkunftsland Deutschland (wegen DSGVO), eine große Rolle. So bin ich dann zu Papierkram* gekommen. 

Papierkram* wirbt damit, eine einfache Buchhaltungslösung für Selbstständige, kleine und mittlere Unternehmen zu sein. Ein Tool, das nicht für Buchhalter*innen erstellt wurde, sondern für alle. Und so kann ich das - aus meinen Erfahrungen heraus - auch bestätigen. Wenn man sich ein bisschen damit beschäftigt und Routine in den Abläufen bekommt, ist es wirklich leicht zu bedienen. Ich verwalte mittlerweile meine gesamten Kunden und Projekte in Papierkram*, erfasse dazu meine geleisteten Zeiten, erstelle meine Angebote und versende meine Rechnungen darüber. Meiner Meinung nach ist Papierkram ein tolles Tool, das auch für Anfänger*innen geeignet ist. Momentan arbeite ich noch mit der kostenlosen Version, da mir diese schon so viele Möglichkeiten bietet. Allerdings spekuliere ich aktuell damit, wegen einiger Funktionen (z. B. wegen der Cashflow-Auswertung, Dokumente ohne Papierkram-Logo), ein Upgrade auf die kostenpflichtige Version Pro+ zu machen. 

Falls dich die Kosten dafür interessieren:

Bei jährlicher Zahlung kostet das Tool in der Version Pro+ acht Euro im Monat, bei monatlicher Zahlung zehn Euro.

(Quelle: Papierkram, Stand 23.06.2022)

Ich hoffe, dass dir dieser Artikel dabei weiterhelfen kann, deinen Kund*innen eine korrekte Rechnung zu stellen.

Wenn du dazu noch Fragen, Wünsche oder Anregungen hast, schreib mir gerne eine E-Mail. Und natürlich freue ich mich auch immer über einen Kommentar von dir.

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