Die Dokumentenablage
Die Basis für dein erfolgreiches Büro
Eine Sache möchte ich dir bei diesem Thema gleich zu Beginn ans Herz legen, weil es mir so unfassbar wichtig ist:
Nimm dir gleich am Anfang etwas Zeit und mache dir Gedanken, wie du dir eine digitale und analoge Ablage erstellen kannst, die für dich arbeitet! Erschaffe dir eine Dokumentenablage, die perfekt auf deine Bedürfnisse und die deines Business zugeschnitten ist. Und ja, natürlich kannst dieses Thema auch angehen, wenn du schon länger im Business tätig bist und deine bisherige Ablage nicht so gut funktioniert.
Warum ich dir das empfehle?
Aus meiner Sicht ist die Dokumentenablage DIE Basis für (d)ein strukturiertes und organisiertes Büro.
Deine Vorteile bei einer übersichtlichen Dokumentenablage
Digitale vs. analoge Ablage
Wahrscheinlich erreichen dich die meisten Unterlagen mittlerweile in digitaler Form, dennoch kann es vorkommen, dass dich wichtige Dokumente auch per Post erreichen. Digitale Unterlagen kannst du ganz einfach in deiner Dokumentenablage im jeweiligen Ordner abspeichern. Wie umfangreich und ob du überhaupt noch eine analoge Ablage einrichten möchtest, richtet sich ganz nach dir und deinem Business.
Die digitale Ablage
- Erstelle Ordner und gib ihnen sinnvolle Namen.
- Stelle den Ordnern eine Ziffer vorne an, um eine Reihenfolge festzulegen.
- Benenne deine Dateien nach einem einheitlichen System.
- Willst du von mehreren Geräten auf deine Dateien zugreifen? Nutze die Möglichkeit von Online-Ordnersystemen.
Die analoge Ablage
- Kaufe Rückenschilder für deine Ordner und beschrifte sie gut lesbar.
- Bestücke sie mit Registerblättern und erstelle ein übersichtliches Inhaltsverzeichnis.
- Beschrifte deine Hängeregister und Ablagefächer.
Blogartikel zur Ablage
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