Wie räume ich digital auf?
Eine kleine Anleitung für dich
Der Frühling ist da und langsam wird es Zeit für mehr digitale Ordnung auf deinem Laptop oder PC. Für mich als virtuelle Assistentin gibt es – außer meinem Smartphone – kein anderes Arbeitsgerät als meinen Laptop. Bist du Fotograf*in, Elektriker*in oder entwirfst handgefertigte Accessoires, hast du natürlich auch andere Werkzeuge, die du für dein Unternehmen benötigst.
Aber auch wenn es nicht dein Kerngeschäft ist, verbringst du wahrscheinlich viel Zeit an deinem Laptop oder Rechner. Du bearbeitest deine Kundenanfragen per E-Mail, verschickst Angebote und Rechnungen, schreibst Blogartikel oder erstellst dir Grafiken für dein Unternehmen.
Über das Jahr gesehen kann sich so durchaus das ein oder andere „digitale Chaos“ ansammeln. Mit diesem Blogartikel möchte ich dich dazu ermuntern, dir etwas Zeit zu nehmen und in deinem Unternehmen für digitale Ordnung zu sorgen.
Du fragst dich, warum du ausgerechnet jetzt digital aufräumen solltest?
Ganz einfach: Du findest dich in einer digitalen Ablage, die aufgeräumt, ausgedünnt und strukturiert ist besser zurecht und benötigst für deine Vorgänge deutlich weniger Zeit.
Überzeugt?
Digitale Ordnung am PC halten
Was kannst du alles digital aufräumen?
1. E-Mail Programm
- E-Mails in den Ordnern Posteingang und Gesendete Elemente (und in weiteren Ordnern, wenn du welche hast) sichten und nicht mehr benötigte löschen.
- Ordner für wichtige Projekte/Vorgänge anlegen.
- Newsletter abbestellen, die nicht mehr interessant sind.
- >> Nicht vergessen: Gelöschte Elemente leeren!
Kleiner Tipp:
Arbeite mit Regeln und Benachrichtigungen. So schaffst du es mit wenig Mühe, dein E-Mail Postfach gut sortiert zu bekommen.
2. Ordner und Dateien
- Überprüfe deine Ordnerstruktur. Ist sie für dich sinnvoll und tust du dich leicht, damit zu arbeiten?
- Lösche Ordner, die du nicht mehr benötigst oder führe sie mit anderen zusammen.
- Sortiere die Dateien aus, die du nicht mehr benötigst.
- Versuche, möglichst viele deiner Dateien in einem deiner Ordner zu speichern.
- >> Nicht vergessen: Papierkorb leeren!
Kleiner Tipp:
Gib deinen Ordnern und Dateien sinnvolle Namen, damit für dich sofort ersichtlich ist, worum es sich handelt.
Möchtest du, dass dein wichtigster Ordner der erste deiner Liste ist, kannst du deine Ordner nummerieren.
Z. B. 1. Kunden, 2. Finanzen, 3. Social Media, usw.
Ich empfehle dir auch, bei allen Bezeichnungen deiner Dateien nach einem Schema vorzugehen.
Z. B. 20220319_Instagram_Plan_März oder Instagram_Plan_März_0322
3. Downloads
- Dokumente, Bilder und Dateien im Ordner Downloads sichten.
- Alle, die du noch benötigst, in entsprechende Ordnern abspeichern.
4. Software
- Installierte Apps und Programme ansehen und bewerten, welche du tatsächlich noch benötigst.
- Nicht benötigte deinstallieren.
5. Passwörter
- Sichte alle Plattformen und Online-Tools, wo du mit einem Passwort angemeldet bist.
- Deaktiviere oder schließe alle deine Accounts bei den Programmen und Tools, die du nicht mehr benötigst.
Mein Workbook "Digitale Ordnung"
Hast du manchmal auch ein flaues Gefühl im Magen, wenn du in deiner digitalen Ablagestruktur nach einer bestimmten Datei suchen musst?
In meinem Workbook "Digitale Ordnung" findest du ein konkretes Beispiel einer Ordnerstruktur, die du (fast) 1:1 für dein Business übernehmen kannst. Die perfekte Unterstützung für dich.
Autorin:
Hey, ich bin Michaela Dauscher, deine strukturierte Online-Beraterin für ein gut organisiertes Business. Lass mich deine Kollegin sein und dafür sorgen, dass du in deinem Business entspannt den Überblick behalten und deine Zeit effektiv für dein Kerngeschäft nutzen kannst.
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Franziska Feix (Samstag, 09 April 2022 15:51)
Liebe Michaela,
danke für deinen tollen Artikel! Er hat mich sehr dazu motiviert, meine Strukturen und Dateien zu überprüfen und zu überarbeiten, vielen Dank dafür.
Eine Frage habe ich: Wie würdest du Festplatten übersichtlich halten? Das Thema interessiert mich, da ich noch ältere Festplatten habe.
Beste Grüße, Franziska